pexels-photo-891059

5 praw, które powinien znać każdy początkujący przedsiębiorca

Rozpoczynanie działalności gospodarczej nie jest proste, a ogrom przepisów i regulacji skutecznie do tego zniechęca. Jak nie wpaść w pułapkę internetowych rejestrów przedsiębiorców? Jakie działania podjęć na początku prowadzenia działalności gospodarczej? Na te i na kilka innych istotnych pytań znajdziecie odpowiedz po lekturze niniejszego artykułu.

1. W jakich rejestrach muszę się zarejestrować?

To w jakich rejestrach musimy się zarejestrować prowadząc działalność gospodarczą zależy od formy prowadzonej przez nas działalności tzn. osoba fizyczna prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą musi się zarejestrować w CEIDG czyli Centralnej Ewidencji i Informacja o Działalności Gospodarczej, zaś osoba prowadząca działalność w formie np. spółki z o.o. musi zarejestrować taką działalność w KRS czyli Krajowym Rejestrze Sądowym.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ!

Po za rejestrami CEIDG i KRS (w zależności od formy prowadzonej działalności) przedsiębiorca nie musi rejestrować się w żadnym innym rejestrze. Wszelkie inne ,,Internetowe rejestry’’ nie są rejestrami, w których powinien zarejestrować się przedsiębiorca. Niestety aktualnie powstaje dość dużo stron internetowych, które wykorzystują brak rozeznania prawnego młodych przedsiębiorców. Strony te przypominają nie tylko z wyglądu ale również i z nazwy rejestry prowadzone przez państwo, np. Krajowy Rejestr Przedsiębiorczych Firm itp. Ich autorzy kierują korespondencje do wchodzących na rynek przedsiębiorców i wprowadzają ich w błąd co do konieczności zarejestrowania się w prowadzonych przez nich systemach, oczywiście za odpowiednią opłatą. Nie daj się oszukać i nie rejestruj się w żadnych innych ,,Internetowych rejestrach’’ ponieważ jest to zbędne i nie jest wymagane przez prawo.

Warto wiedzieć, iż w celu sprawdzenia informacji o przedsiębiorcy nie trzeba uiszczać żadnych należności aby uzyskać informację, albowiem zarówno CEIDG jak i KRS są rejestrami jawnymi i bezpłatnie dostępnymi w Internecie na stronach prowadzonych przez Ministerstwo Sprawiedliwości oraz Ministerstwo Rozwoju.

Wpis prowadzonej działalności do CEIDG jest bezpłatny tak jak i uzyskanie informacji z tego rejestru. Płatny jest zaś wpis i jego zmiana do KRS. Informacje z niego można uzyskać nieodpłatnie przeglądając stronę internetową, można z niej także pobrać wydruk, który będzie tym samym co “odpis aktualny” uzyskany bezpośrednio w sądzie rejestrowym. Elektroniczny wydruk jest bezpłatny, a ma taką samą moc dowodową co płatny odpis uzyskany w wersji papierowej. Jedynie pełny odpis KRS należy uiścić stosowną opłatę – będzie w nim za to widać wszystkie zmiany w spółce od początku jej założenia.

CIEKAWOSTKA

Aktualny odpis z KRS jest to aktualna informacja o danym podmiocie np. o spółce z o.o. pełny odpis z KRS jest to odpis zawierający informację o wszystkich dokonanych zmianach w wpisie do rejestru od początku istnienia danego podmiotu.

WARTO WIEDZIEĆ!

Adresy, pod którymi znajdziecie opisane powyżej jawne i bezpłatne rejestry: KRS i CEIDG.

2. Jakie dane muszę zamieścić na stronie internetowej?

Dane, które przedsiębiorca musi zamieścić na stronie internetowej zależą od formy prowadzonej działalności gospodarczej – podobnie jak wskazane powyżej rejestry, w których trzeba zarejestrować prowadzoną działalność.

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki handlowej np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na stronie internetowej powinny znaleźć się następujące informacje:

  1. firma spółki (czyli nazwa, pod którą spółka działa);
  2. siedziba i adres spółki (uwaga siedziba spółki nie zawsze musi być taka sama jak adres prowadzenia danej działalności np. w przypadku dużych sieci sklepów siedzibą będzie główna siedziba przedsiębiorstwa, zaś adresem będzie adres konkretnego miejsca prowadzenia działalności);
  3. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki;
  4. wskazanie numeru KRS spółki;
  5. numer identyfikacji podatkowej czyli NIP;
  6. wysokość kapitału zakładowego oraz wskazanie wpłaconego kapitału.

W przypadku zaś prowadzenia działalności gospodarczej jako osoba fizyczna na stronie internetowej powinny znajdować się następujące informacje:

  1. firma przedsiębiorcy (czyli nazwa, pod którą przedsiębiorca działa np. Kwiaciarnia Bratek – Jan Kowalski);
  2. numer identyfikacji podatkowej czyli NIP;
  3. siedziba i adres przedsiębiorcy.

Pamiętać również należy, iż jeżeli przedsiębiorca świadczy usługi drogą elektroniczną – czyli gdy choćby ubocznie prowadził działalność zarobkową lub zawodową świadczącą usługi drogą elektroniczną – ma on obowiązek podać na swojej stronie internetowej w sposób wyraźny, jednoznaczny i dostępny następujące dane:

  • jeśli jest osobą fizyczną, to imię, nazwisko, miejsce zamieszkania i adres
  • jeśli jest osobą prawną, to firmę spółki, siedzibę i adres

a każdorazowo również adres e-mail oraz w niektórych przypadkach także informacje dotyczące właściwego zezwolenia i nazwę organu, który je wydał, np. prowadząc działalność gospodarczą jako osoba fizyczna Jan Kowalski – Napoje alkoholowe lub Zabawna Sp.z o.o., która sprzedaje alkohol przez Internet musimy posiadać koncesję aby prowadzić legalnie tj. zgodnie z przepisami taką działalność. Jeżeli prowadzimy działalność polegającą na sprzedaży alkoholu niezbędnym jest podanie informacji dot. zezwolenia (koncesji) oraz danych organu, który nam ją nadał.

Jeżeli zaś świadczenie przez kogoś usług wymaga spełnienia określonych kryteriów – np. świadczenie usług jako radca prawny wymaga posiadania tytulu radcy prawnego – to wtedy konieczne jest również poinformowanie, że taki tytuł zawodowy się posiadania (np. usługodawca posiada tytuł zawodowy Radcy Prawnego, jest członkiem Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, nr wpisu WAW 0022) oraz odnośnik do zbioru zasad etyki, które dotyczą danej profesji. Podobnie jeżeli wykonujemy inny zawód regulowany, np. jesteśmy doradcą podatkowym, to na stronie internetowej musimy podać odpowiednie dane potwierdzające nasze prawo do wykonywania danej działalności.

3. Co muszę zrobić aby prowadzić newsletter?

Przedsiębiorca, który chce prowadzić newsletter musi po pierwsze zdać sobie sprawę z faktu, iż “zbierane” przez niego adresy e-mail stanowią dane osobowe osoby, która wyraża zgodę na wpisanie jej adresu e-mail do konkretnej bazy e-maili newslettera. Przedsiębiorca, który zbiera adresy e-mail staje się administratorem danych osobowych, zaś na administratorze danych osobowych ciążą pewne obowiązki na podstawie Ustawy o ochronie danych osobowych.

Przede wszystkim taki zbiór musi zgłosić do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych czyli do GIODO.

WARTO PAMIĘTAĆ!

Aby rozpocząć gromadzenie danych osobowych w formie adresów e-mail należy najpierw złożyć wniosek o rejestrację zbioru – w formie papierowej albo wypełnić elektronicznie. Od tego momentu może rozpocząć gromadzenie adresów e-mail.

WAŻNE STRONY

Polecamy lekturę stron GIODO: tutaj i tutaj.

Poza rejestracją zbioru do GIODO administrator danych, którym w naszym przypadku jest przedsiębiorca, musi zapewnić odpowiednie środki do ochrony gromadzonych przez siebie danych osobowych. To znaczy, iż przedsiębiorca musi podjąć takie kroki aby zabezpieczyć stworzony przez siebie zbiór danych przez ich nieuprawnionym i bezprawnym użyciem – czyli po prostu przed kradzieżą tych danych i wykorzystaniem ich przez osoby trzecie. Ponadto prowadząc newsletter należy pamiętać, iż niezbędne jest uzyskanie zgody osób udostępniających przedsiębiorcy swoje dane w postaci adresu e-mail na ich przetwarzanie. Treść zgody w sposób nie budzący wątpliwości winna określać w jakim celu została wyrażona, w jakim zakresie i przez kogo dane osobowe będą przetwarzane. Wyrażający zgodę musi mieć pełną świadomość tego, na co się godzi. Zgoda powinna być wyrażona w sposób wyraźny, a jej wszystkie elementy muszą być jasne i zrozumiałe dla osoby, która ją wyraża. Dodatkowo istotne jest aby osoba, która wyraża zgodę sama tego dokonała tzn. na zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie może być automatycznie zaznaczona (np. jako wypełnione pole w formularzu elektronicznym) przez osobę prowadzącą stronę internetową. Najczęściej zgoda wyrażona jest w formie wskazanej poniżej poprzez zaznaczenie przez osobę udostępniającą dane na stronie internetowej, iż wyraża zgodę na przetwarzanie danych w danym celu.

Poza powyższą zgodą niezbędne jest, aby zamieścić na stronie politykę prywatności, w której wskazane będą dokładne sposoby ochrony danych.

Przedsiębiorca musi również pamiętać, iż na wypadek kontroli przeprowadzonej przez GIODO powinien posiadać wewnętrzną dokumentację o ochronie przetwarzanych przez siebie danych osobowych.

Co grozi Panu Janowi Kowalskiemu za z Kwiaciarni Bratek, jeśli nie zgłosi zbioru danych? Kara grzywny, ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności. Dlatego też tak istotne jest aby dopilnować prawnych kwestii uruchomienia newslettera.

4. Czy muszę zawierać umowy pisemne z kontrahentami?

Większość sporów cywilnych zaczyna się od faktu, że strony w sposób nieodpowiedni zabezpieczyły swoje interesy i zawarły jedynie umowę ustną. Proszę sobie wyobrazić, że z jednej strony mamy słowo mówione a z drugiej dokument, który określa prawa i obowiązki stron. Nie tylko dla sądu ale również dla każdego z nas słowo pisane będzie stanowić bardziej wiarygodne źródło informacji. Mając na uwadze powyższe warto prowadząc działalność skorzystać z pomocy adwokata lub radcy prawnego w celu sporządzenia przez niego wzoru umowy, który później można wykorzystać w dalszej działalności. Przykładowo jeżeli prowadzona przez nas działalność polega na przeprowadzaniu szkoleń, warto zlecić prawnikowi sporządzenie umowy zlecenia na świadczenie usług szkoleniowych. Przedmiotowa umowa może być przez nas wykorzystywana w przyszłości, dodatkowo będziemy mieli gwarancję, że zabezpieczy nasze interesy.

Warto również mieć na uwadze, iż to w jakiej formie przedsiębiorca powinien zawierać umowy zależy od rodzaju prowadzonej przez niego działalności oraz od rodzaju umowy, którą przedsiębiorca zamierza zawrzeć. Przykładowo jeżeli prowadzona przez nas działalność polega na przewozie osób, ciężko jest sobie wyobrazić aby osoba, która chce skorzystać z transportu, wsiadając do taksówki podpisywała umowę pisemną. Ale jeżeli już umawiamy się na przewóz mebli i wyposażenia mieszkania między dwoma miastami, to warto zadbać o swoje interesy i podpisać krótką umowę.

Czasem umowa zostaje zawarta bez podpisywania jakichkolwiek dokumentów, a poprzez czynności dwóch stron – na przykład wkładając w sklepie owoce do koszyka i płacąc za nie w kasie, zawieramy umowę sprzedaży. Istnieje też szereg czynności, które muszą zostać zawarte w formie pisemnej lub wręcz w jego specyficznej formie tj. w postaci aktu notarialnego. Taki wymóg jest np. przy umowie sprzedaży nieruchomości. Sformułowanie “pod rygorem nieważności” oznacza, iż niezachowanie przewidzianej ustawą formy powoduje nieważność dokonanej czynności. Umowy o roboty budowlane, umowy dostawy, oraz umowy pożyczki (których wartość przekracza 500 zł) powinny być zaś stwierdzone pismem. Niezachowanie formy pisemnej we wskazanych przypadkach nie spowoduje nieważności umowy lecz może doprowadzić do niemożności przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub stron na okoliczność dokonania takiej czynności.

Mając na uwadze powyższe ważne jest aby sprawdzić czy zawierana przez nas umowa nie wymaga zachowania konkretnej formy, aby zabezpieczyć swoje interesy na wypadek ewentualnego sporu.

5. Czy prowadząc działalność gospodarczą jako osoba fizyczna muszę zakładać rachunek bankowy na firmę?

Pod względem prawnym osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą nie musi zakładać rachunku bankowego na firmę – brak jest przepisów prawnych, które nakładałyby na przedsiębiorcę taki obowiązek.

Warto pamiętać, iż przedsiębiorca musi mieć jednak rachunek bankowy, czy to założony jako osoba fizyczna, czy też założony jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. Rachunek bankowy jest niezbędny w celu zapłaty podatków przez przedsiębiorcę oraz uzyskania przez niego zwrotu nadpłaty podatku na rachunek bankowy, przy transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami, oraz w celu opłacenia przez przedsiębiorcę składek ZUS. Decydując się na korzystanie w ramach działalności gospodarczej z osobistego rachunku bankowego warto sprawdzić czy bank, w którym prowadzimy rachunek bankowy nie przewidział w regulaminie dodatkowych opłat za dokonanie przelewu np. do ZUS lub zakazu wykorzystania osobistego rachunku w ramach prowadzonej działalności, aby nie narazić się na dodatkowe koszty. Z drugiej strony można rozważyć, czy nie założyć konta firmowego, który będzie zwolniony z opłat za dokonywanie przelewów do ZUS czy US.

Tags: No tags

Zostaw komentarz